KOFA-AVGJØRELSE

KOFA 2008/168: Manglende signatur gir ikke avvisningsplikt

Avgjort10. mars 2009

RegelverkFOA 2006

SakstypeKlage på sekretariatets avvisningsvedtak – rådgivende sak om avvisning av tilbud

InnklagetFinnmark fylkeskommune

KlagerOksfjord Camping Hansen v/Knut Bjørnar Knutsen

Verdiikke spesifisert i avgjørelsen

ArtBygg og anlegg

Prosedyreikke spesifisert i avgjørelsen

Terskelverdiikke spesifisert i avgjørelsen

Klagenemndas leder opprettholdt sekretariatets avvisning av klage fra Oksfjord Camping Hansen mot Finnmark fylkeskommune. Saken gjaldt spørsmålet om valgte tilbyders tilbud skulle vært avvist som følge av manglende underskrift, og om oppdragsgiver pliktet å avvise i en slik situasjon.

Hovedspørsmål

Pliktet oppdragsgiver å avvise valgte tilbyders tilbud fordi ikke samtlige av de innleverte anbud var signert? Innebar informasjon gitt på anbudsmøtet en skjerpet avvisningsregel utover det regelverket oppstiller?

Faktum

Konkurransen gjaldt vegarbeider på to fylkesveier (Fv 71 og Fv 72) i Finnmark. Konkurransen åpnet for samleanbud kombinert med enkeltanbud på begge veier. Valgte tilbyder leverte tre tilbud: ett samleanbud og to enkelttilbud. Samletilbudet var datert og signert 19. juni 2008, dagen før tilbudsfristen, mens de to enkelttilbudene var udaterte og usignerte ved innlevering. Under anbudsåpningen – der både klager og valgte tilbyder var til stede – ble de to enkelttilbudene signert. På anbudsmøtet i forkant hadde oppdragsgiver opplyst at tilbud måtte være underskrevet og innlevert innen fristen for å bli vurdert. Klager anførte at det var samletilbudet – altså det vinnende tilbudet – som manglet signatur. Innklagede imøtegikk dette og viste til kopier av tilbudene. Sekretariatet avviste klagen som klart ugrunnet. Klager påklagde avvisningsvedtaket rettidig, og klagenemndas leder behandlet klagen.

KOFAs vurdering

1. Tolkning av oppdragsgivers utsagn på anbudsmøtet Rettsregel: Oppdragsgivers kommunikasjon i konkurransegrunnlaget og på anbudsmøtet er bindende, men må tolkes i lys av det regelverket oppdragsgiver opererer under. KOFAs tolkning: Klagenemndas leder slo fast at utsagnet «tilbud skal være underskrevet og SVV i hende innen frist for å bli vurdert» åpenbart må tolkes i tråd med regelverket, og ikke som en innføring av strengere avvisningsregler enn hva FOA 2006 oppstiller. Dersom strengere regler hadde vært tilsiktet, burde dette vært formulert «langt klarere, også av hensyn til forutberegneligheten for tilbyderne». Avgjørende faktum: Formuleringen i presentasjonen fra anbudsmøtet ga ikke grunnlag for å tolke dette som en absolutt og utvidet avvisningsplikt. Delkonklusjon: Utsagnet innebar ingen skjerpet avvisningsregel utover FOA 2006.

2. Avvisningsplikten ved manglende signatur etter FOA 2006 Rettsregel: FOA 2006 § 11-11 (1) a oppstiller en ubetinget plikt til å avvise tilbud levert etter fristen. FOA 2006 § 11-2 (2) krever at tilbudet er signert, men FOA 2006 § 11-11 (2) d gir oppdragsgiver rett – ikke plikt – til å avvise tilbud som ikke er signert eller av andre grunner ikke kan anses bindende. KOFAs tolkning: Manglende signatur er ikke likestilt med for sent innlevering. Avvisningsspørsmålet beror på en konkret vurdering av om det er tvil om tilbyderens bindingsvilje. Regelen i § 11-11 (2) d må etter rettleder fra Fornyings- og administrasjonsdepartementet ses i sammenheng med adgangen til å rette feil etter FOA 2006 § 12-1. Avgjørende faktum: Valgte tilbyder hadde utvilsomt signert samletilbudet. At enkelttilbudene ikke var signert, fremsto som en lapsus, særlig sett i lys av at øvrige dokumenter i innleveringen var signert. Delkonklusjon: Det var ikke i strid med regelverket at oppdragsgiver umiddelbart etter å ha oppdaget feilen forsikret seg om at leverandøren mente å inngi et bindende tilbud, og lot være å avvise.

3. Samlet konklusjon om avvisningsvedtaket Klagenemndas leder fant ikke grunnlag for å overprøve sekretariatets avvisning av klagen. Klagen ble ansett klart ugrunnet, og sekretariatets avvisningsbeslutning ble opprettholdt.

Konklusjon

Klagenemndas leder opprettholdt sekretariatets avvisning av klagen. Manglende signatur på to av tre innleverte anbud utløste ikke avvisningsplikt etter FOA 2006 § 11-11 (2) d, ettersom samletilbudet var signert og det fremsto klart at den manglende signaturen på enkelttilbudene var en lapsus. Oppdragsgiver handlet innenfor regelverkets rammer.

Praktisk betydning

Avgjørelsen illustrerer det prinsipielle skillet i FOA 2006 mellom situasjoner som utløser absolutt avvisningsplikt – slik som for sent innlevert tilbud etter § 11-11 (1) a – og situasjoner der avvisning er en rett, men ikke en plikt. Manglende signatur faller i sistnevnte kategori, og avvisningsvurderingen er konkret: er det tvil om bindingsvilje, bør tilbudet avvises; er mangelen åpenbart en skrivefeil, kan oppdragsgiver se bort fra den i kombinasjon med adgangen til å rette feil. Avgjørelsen klargjør også at generelle utsagn i konkurransegrunnlag og på anbudsmøter ikke uten videre kan tolkes som innføring av strengere avvisningsregler enn regelverkets egne bestemmelser.

Hele KOFA-avgjørelsen

2008/168 Finnmark fylkeskommune

Innklaget: Finnmark fylkeskommune

Klager: Oksfjord Camping Hansen Avgjørelse: Avvist - saken ubegrunnet eller kan klart ikke føre frem Type sak: Rådgivende sak Klagenemnda for offentlige anskaffelser Oksfjord Camping Hansen v/Knut Bjørnar Knutsen Borrasveien 21 9517 Alta knut.bj@bluezone.no Deres referanse Vår referanse Dato 2008/168 10. mars 2009 KLAGE OVER AVVISNINGSVEDTAK: OKSFJORD CAMPING HANSEN – FINMARK FYLKESKOMMUNE Sekretariatet besluttet ved brev av 26.02.2009 å avvise klagen etter forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser av 15.11.2002 § 9. Bakgrunnen for avvisningen var at saken anses uhensiktsmessig for behandling i nemnda fordi klagen ikke kan føre frem. Klage over avvisningsbeslutninger må etter klagenemndforskriften § 9 foreligge senest innen tre virkedager. Klager meddelte i e-post av 28.02.09 at han ønsket å påklage avvisningsbeslutningen, men ga uttrykk for at han ville komme med en nærmere begrunnelse når han hadde mottatt brevet pr. post. Slik nærmere begrunnelse ble oversendt den 03.03.2009. Klagen må dermed anses rettidig fremsatt. Saksdokumentene er deretter sendt til klagenemndas leder, som etter klagenemndforskriften § 9 skal behandle klager over sekretariatets avvisningsvedtak. Saken dreier seg om hvorvidt valgte tilbud skulle vært avvist på grunn av manglende underskrifter. I klagen over avvisningsbeslutningen anføres at i utlysningsteksten og i presentasjonen under anbudsmøtet ble det klart opplyst at tilbudene måtte være signert og innlevert før anbudsfristens utløp for å kunne bli vurdert. Når man da bare hadde lov til å inngi samleanbud sammen med enkeltanbud på begge veier, må plikten til å signere anbudene gjelde for alle tre anbud. Her er det på det rene at ikke alle tre tilbud fra valgte tilbyder var signert, og klager mener at det var samleanbudet – det som ble valgt – som ikke var signert. Innklagede har i klagesaken hevdet at samletilbudet var signert, men ikke de to enkelttilbudene, som derfor ble signert under anbudsåpningen. Innklagede har fremlagt kopi av tilbudene som viser at samletilbudet er datert og signert den 19.06.2008, dagen før innlevering, mens de to enkelttilbudene på henholdsvis Fv 71 og 72 er datert 20.06.2006, da tilbudsfristen utløp og åpning fant sted i nærvær av klager og valgte tilbyder. Klagenemndas leder har, foruten avvisningsbeslutningen og klagen over denne, gått gjennom samtlige dokumenter i saken og kommet til at sekretariatets avvisningskonklusjon må opprettholdes. Klagenemndas leder anser det ikke nødvendig å ta standpunkt i partenes uenighet om hvilke/t anbud som var signert og hvilke/t som ikke var signert. Det som fremkommer av den fremlagte presentasjonen fra anbudsmøtet, og som klagenemnda må holde seg til, er at ”tilbud skal være underskrevet og SVV i hende innen frist for å bli vurdert”. Sakens utfall beror på en tolkning av dette utsagn. Klagenemndas leder er enig med sekretariatet i at dette utsagn åpenbart må tolkes i tråd med regelverket; at innklagede ikke med dette har ment å binde seg utover det som følger av anskaffelsesforskriftens regler. Dersom det hadde vært meningen å innføre strengere avvisningsregler enn det som ellers følger av regelverket, burde dette vært sagt langt klarere, også av hensyn til forutberegneligheten for tilbyderne. Av anskaffelsesforskriften § 11-11 (1) a følger at tilbud som leveres etter fristen uten videre må avvises. Dette er oppdragsgivers plikt. Anskaffelsesforskriften § 11- 2 (2) stiller også krav om at tilbudet skal være signert. Manglende signatur fører imidlertid ikke til en automatisk avvisningsplikt som ved for sent leverte tilbud. Avvisningsspørsmålet ved manglende signatur er regulert i forskriften § 11-11 (2) d, som gir oppdragsgiver rett, men ingen plikt til å avvise der tilbudet ikke er signert eller på grunn av andre forbehold ikke kan anses bindende. Dersom det kan være tvil om at tilbyder har ment å forplikte seg, bør tilbudet avvises, men der hvor det er klart at den manglende signatur beror på en lapsus, kan man altså se bort fra mangelen. I rettlederen til regelverket utgitt av Fornyings- og administrasjonsdepartementet sies uttrykkelig at regelen i § 11-11 (2) d om manglende signatur må ses i sammenheng med adgangen til å rette feil, se § 12-1. Det at valgte tilbyder i dette tilfellet utvilsomt hadde underskrevet på ett eller flere av tilbudene, men ikke alle, er en sterk indikasjon på at manglende signatur på samtlige tilbud var en slik lapsus. Det er da ikke i strid med regelverket at oppdragsgiver, umiddelbart etter å ha oppdaget feilen, forsikrer seg om at leverandøren har ment å inngi et bindende tilbud, og lar være å avvise på grunn av manglende signatur. Klagenemndas leder finner altså at sekretariatets avvisningsbeslutning må bli å opprettholde. Denne beslutning sendes klager via e-post og i ordinær postgang. Kopi sendes innklagede til orientering. Bjørg Ven Klagenemndas leder

Refererte rettskilder

FOA 2006 § 11-11 — Avvisningsplikt (ledd 1 a: for sent tilbud) og avvisningsrett (ledd 2 d: manglende signatur)
FOA 2006 § 11-2 — Krav om at tilbud skal være signert
FOA 2006 § 12-1 — Adgang til å rette feil i tilbud, sett i sammenheng med § 11-11 (2) d
FOA 2006 § 9 — Klagenemndforskriften § 9 – sekretariatets adgang til å avvise klager og frist for å påklage avvisningsvedtak
Rettleder til regelverket for offentlige anskaffelser, Fornyings- og administrasjonsdepartementet — Tolkning av § 11-11 (2) d i sammenheng med § 12-1 om rettingsadgang

Dette er et søkeverktøy for å finne og forstå KOFA-praksis. Sammendraget er AI-generert på grunnlag av KOFAs egen avgjørelsestekst (gjengitt i sin helhet over). Det erstatter ikke juridisk vurdering av konkrete saker.