KOFA 2006/114: Avvisningsplikt ved manglende dokumentasjon

2006/114 Nordreisa kommune

Innklaget: Nordreisa kommune

Klager: T.J. Busser AS Avgjørelse: Avvist - saken ubegrunnet eller kan klart ikke føre frem Type sak: Rådgivende sak Klagenemnda for offentlige anskaffelser AVVISNING AV KLAGE PÅ OFFENTLIG ANSKAFFELSE Det vises til Deres klage på offentlig anskaffelse av 2. august 2006. Klagenemndas sekretariat har besluttet å avvise klagen som uhensiktsmessig for behandling i klagenemnda, jf forskrift om Klagenemnd for offentlige anskaffelser § 9. Grunnen er at klagen ikke kan føre frem. Sekretariatets avvisningsbeslutning kan påklages til klagenemndas leder innen tre dager etter at den ble gjort kjent for klager. Nedenfor gis en oppsummering av bakgrunnen for klagen og sekretariatets vurdering.

Bakgrunn

Nordreisa kommune (heretter kalt innklagede) kunngjorde 24. april 2006 en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av snøbrøytingstjenester fordelt på 13 ulike roder. Det kunne gis tilbud på en eller flere roder. Denne saken gjelder rode 5. I konkurransegrunnlagets punkt B2 fremgikk det blant annet følgende krav til tilbudet: ”Anbudet gis ved å returnere: - Vedlegg 4. Entreprenøren må vedlegge vurderingsskjema for brøytebil/utstyr. Her vil for eksempel vognkort kunne brukes som dokumentasjon. […] - Vedlegg 6. Entreprenøren må vedlegge bekreftelse på at reservebil/brøyteutstyr kan stille opp ved feil/havari eller tilsvarende.” I grunnlagets punkt B5 fremgikk det følgende om valg av tilbud: ”Nordreisa kommune vil basere tildelingen av kontrakten på det økonomisk mest fordelaktige kjøp. Dette innebærer at den leverandør som velges skal ha det kvalitative, faglige, tekniske og økonomiske grunnlag for oppfylling av kontrakten. Det mest fordelaktige kjøpet blir det anbudet som gir kommunen den laveste anbudspris, sammenstilt med forventet kvalitet på utførelsen av tjenesten, samt andre forhold som kan ha innvirkning på totalkostnaden for kommunen. Vurderingsgrunnlaget er opplysninger gitt i anbudet, samt kommunens erfaring med entreprenøren.” I grunnlagets punkt D fremgikk det følgende: ”D. KRAV TIL LEVERANDØREN For at leverandøren skal komme i betraktning, må en del krav oppfylles. Nedenfor finnes en oversikt over disse kravene. D1 Krav til lastebiler/maskiner med utstyr Under rodeoversikten i anbudsskjemaet angis hvilket brøytemateriell som skal benyttes. Det vil kun bli reflektert på driftsmessige fullgode biler/maskiner. Et eventuelt bytte av lastebiler/maskiner i løpet av kontraktsperioden skal godkjennes av kommunen. […] D3 […]. Sammen med anbudet vedlegges følgende dokumentasjon: - Kopi av vognkort. Dokumentasjon på at anbyder eier/leaser, eller vil kunne eie/lease de maskiner som forutsettes brukt for oppdraget. - Kopi av transportløyve dersom dette kreves for oppdraget. - Skatteattest. […] Innen tilbudsfristens utløp mottok innklagede 4 tilbud på rode 5, deriblant fra T. J. Busser AS (heretter kalt klager) og Børt Erik Kristoffersen Transport. Klagers pristilbud var på kr 278.500,- per år, mens Børt Erik Kristoffersen Transports pristilbud var på kr 249.950,- per år. I Børt Erik Kristoffersen Transports tilbud fremgikk det følgende om det utstyr leverandøren tilbudte: ”Brøytebil: Volvo FH 12 94 mod m/diagonalplog/spissplog. Reserveutstyr: Tiltenkt Hjullaster m/diagonalplog. Hjullaster: Volvo L70 m/snøskuff, klappvinge, diagonalplog. […] Reservebil kan ordnes hvis det påkreves.” I forhold til kravet om fremleggelse av vurderingsskjema for brøytebil/utstyr og bekreftelse på reservemaskin i punkt B2 nummer 4 og 6 fremgikk det at: ”Blir framlagt ved kontraktsinngåelse.” Av anskaffelsesprotokollen fremgikk det følgende begrunnelse for hvorfor klagers tilbud ikke ble valgt: ”Ugunstig prismessig”, og følgende begrunnelse for tilbudet som ble valgt: ”Økonomisk mest fordelaktige.” I brev av 7. juli 2006 ble tilbyderne meddelt at kontrakten for rode 5 var tildelt Børt Erik Kristoffersen Transport. Brevet inneholdt ikke noen begrunnelse for tildelingsbeslutningen. I brev av 12. juli 2006 ba klager om en begrunnelse for tildelingsbeslutningen. I brev av 19. juli 2006 ble klagers anmodning besvart slik: ”Som foreløpig orientering vil vi opplyse at Nordreisa kommune ved utvelgelsen av leverandør/kontraktspartnere har basert tildelingen på det mest økonomisk fordelaktige kjøp for kommunen, slik beskrevet i anbudet. Når det gjelder det valgte anbuds relative fordeler er dette nærmest identisk med anbudet som blant annet T. J. Busser AS har gitt, med unntak av pris. Det valgte anbuds pris er akseptabelt lavere enn hva tilfellet er for det anbudet som T. J. Busser AS har gitt.” I brev av 20. juli 2006 ble tildelingsbeslutningen begrunnet med at: ”Valg av leverandør er foretatt på bakgrunn av innkomne tilbud, der det totalt mest økonomisk fordelaktige tilbudet ble valgt ut fra tildelingskriterier oppgitt i konkurransegrunnlaget med vedlegg.” Saken ble brakt inn for klagenemnda i brev av 2. august 2006. Kontrakt med valgte leverandør ble inngått 1. september 2006. Innen kontrakten ble signert fremla valgte leverandør vognkortet til den tilbudte Volvoen, type FH12 94 modell, og bekreftelsen på reservemaskin. I brev av 29. august 2006 til klager kommenterte innklagede tildelingsbeslutningen slik: ”Det ble mottatt 4 anbud på gjeldende rode. Samtlige anbydere på rode 5 tilfredsstiller de faglige kvalifikasjonene som er satt. Samtlige anbydere på rode 5 har tilstrekkelig med utstyr for å utføre oppdraget. Samtlige anbydere har levert godkjent skatteattest. Børt Erik Kristoffersen Transport, Oksfjordhamn, har levert det anbudet på rode 5 som er som er mest økonomisk fordelaktig for kommunen, her sammensatt av pris, dokumentert faglige kvalifikasjoner og forventet kvalitet på utførelse blant annet basert på kommunens kjennskap til entreprenørene og utstyr. Børt Erik Kristoffersen Transport er antatt som entreprenør for brøyting rode 5.”

Anførsler

Klagers anførsler

Valgte leverandørs tilbud skulle vært avvist siden det ikke tilfredsstilte de krav som var stilt til informasjon og dokumentasjon i konkurransegrunnlaget. I grunnlagets punkt D1 het det at det kun ville bli ”reflektert på driftsmessige fullgode biler/maskiner”. Det er uforståelig at innklagede kunne vurdere valgte leverandørs biler/maskiner som driftsmessig gode når tilbudet manglet dokumentasjon av dette, for eksempel vognkort for lastebil eller sertifiseringsdokument for maskin. Ifølge grunnlagets punkt D3 skulle det innleveres kopi av vognkort, dokumentasjon på at tilbyder eide/leaset/ ville kunne eie/lease maskinene som var forutsatt brukt for brøyteoppdraget. Valgte leverandør oppfylte ikke dette kravet. I grunnlagets punkt B2, nummer 4, var det forlangt innlevert vurderingsskjema for brøytebil/utstyr, hvor for eksempel kopi av vognkort kunne brukes som dokumentasjon. Valgte leverandør tilfredsstilte ikke dette kravet. I grunnlagets punkt B2, nummer 6, var det stilt krav om at tilbyder skulle vedlegge en bekreftelse på at reservebil/brøyteutstyr ville kunne stille opp ved feil/havari el. Valgte leverandør tilfredsstilte ikke dette kravet. Ovennevnte forhold er kostnadsdrivende og kvalitetssikrende, hvilket innebærer at innklagede har opptrådt i strid med likebehandlingsprinsippet når det hos en av leverandørene er akseptert et tilbud som ikke tilfredsstilte de angitte krav. Når innklagede helt har sett bort fra de mangler tilbudet inneholdt, innebærer dette også at innklagede har tatt utenforliggende hensyn, hvilket gjør tilbudsevalueringen uforsvarlig. Å tildele kontrakt til en leverandør som ikke tilfredsstiller kravene er i tillegg konkurransevridene. Uansett om det er et etablert eller nyetablert firma som inngir tilbud, må kravene i konkurransegrunnlaget være oppfylt, jf for øvrig grunnlagets punkt D1, hvor det het at eventuelt bytte av lastebil/maskin i løpet av kontraktsperioden skulle godkjennes av oppdragsgiver. Klagenemnda bes om å ta stilling til hvorvidt vilkårene for erstatning er oppfylt.

Innklagedes anførsler

Det er oppdragsgiver som avgjør hvilket brøytemateriell som er best egnet til å løse et konkret oppdrag. Aktuelle oppdrag var inndelt i ulike brøyteroder, hvor hver rode stilte ulike krav til brøytemateriellet. For flere av rodene ville ikke-registreringspliktig materiell være best egnet. Slikt materiell har naturlig nok ikke vognkort, men kan ikke av den grunn ekskluderes fra konkurransen. Kravet til fremvisning av vognkort kunne ikke gjennomføres kategorisk, men kun som et supplement til hvilken dokumentasjon tilbyder måtte innlevere. Det valgte tilbud inneholdt tilstrekkelig informasjon om hvilket materiell som ble tilbudt. I tillegg ble vognkort for tilbudt kjøretøy og bekreftelse på reservemaskin fremlagt innen kontrakt ble inngått. Dette fant innklagede tilfredsstillende i dette tilfellet. Klagers argumentasjon umuliggjør nyetableringer og nyanskaffelser etter kontraktstildeling. Sekretariatets vurdering: Klager har deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf forskrift om Klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Anskaffelsen følger etter sin verdi forskrift om offentlige anskaffelser av 15. juni 2001 nr 616 del I og III, jf forskriftens §§ 2-1 og 2-2. Hvorvidt valgte leverandørs tilbud skulle vært avvist Det er uomtvistet at valgte leverandørs tilbud ikke inneholdt all den dokumentasjon som var etterspurt i konkurransegrunnlaget. Av forskriftens § 15-10 (2) bokstav a fremgår det at et tilbud kan avvises dersom det ikke inneholder alle de opplysninger, oppgaver, prøver mv som er forlangt. Dette innebærer at innklagede kunne ha avvist valgte leverandørs tilbud. Det avgjørende i denne saken er imidlertid om innklagede også hadde plikt til å avvise tilbudet. I forhold til de obligatoriske avvisningsreglene fremgår det av forskriftens § 15-10

(1)bokstav d at et tilbud skal avvises dersom det på grunn av ufullstendigheter med mer kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbud. Selv om det er på det rene at valgte leverandørs tilbud ikke inneholdt kopi av vognkort/sertifiseringsdokument for tilbudt brøytemateriell, eller bekreftelse på reservemaskiner, kan sekretariatet ikke se at dette skulle gjøre tilbudet usammenlignbart med de øvrige tilbud i forhold til de tildelingskriterier kontrakt i dette tilfellet skulle tildeles på basis av. Dette fordi tilbudet helt klart anga hvilke typer maskiner som ble tilbudt, og at reservebil kunne ”ordnes hvis det påkreves”. Kopi av vognkort/sertifiseringsdokument og bekreftelse på reservebil ble dessuten inngitt på kontraktsmøtet. Dette anser sekretariatet tilstrekkelig i dette tilfellet. At vognkort/sertifiseringsdokument skulle være egnet til å si noe om brøytemateriellets fullgode driftsmessighet, slik klager synes å hevde, stiller sekretariatet seg tvilende til. Når det ikke var etterspurt noen bestemt dokumentasjon til å vurdere brøytemateriellets driftsmessighet, hører det uansett under oppdragsgivers innkjøpsfaglige skjønn å vurdere dette ut fra de opplysningene tilbyderne har gitt om materiellet i tilbudene. Siden sekretariatet i det ovennevnte er kommet til at innklagede ikke var forpliktet til å avvise valgte leverandørs tilbud, kan Deres klage ikke føre frem. Den avvises derfor som uhensiktsmessig for behandling i klagenemnda, jf Klagenemndsforskriftens § 9. Med vennlig hilsen Erlend Pedersen Rådgiver Kopi: Innklagede