FOA — Forum for offentlige anskaffelser

Hjem › KOFA-basen › KOFA 2003/81

KOFA-AVGJØRELSE

KOFA 2003/81: Avvisning av for sent innkommet tilbud

Saksnummer
2003/81
Avgjort
2003-05-05
Kunngjort
2003-03-04
Innklaget
Statens vegvesen, Bergen distrikt
Klager
Nirab AS
Regelverk
FOA 2001
Sakstype
Klage på avvisning av tilbud
Anskaffelsens verdi
ikke spesifisert i avgjørelsen
Art
Bygg og anlegg
Prosedyre
Åpen anbudskonkurranse
Terskelverdi
Over EØS-terskel
KOFA fant at Statens vegvesen lovlig avviste et tilbud fra Nirab AS som ikke var kommet frem til innleveringsstedet før tilbudsfristen. Verken forsinkelse i postgangen eller innlevering per telefaks fire minutter før fristens utløp kunne redde tilbudet, da konkurransegrunnlaget eksplisitt krevde fysisk fremkomst og avviste telefaks.
Hovedspørsmål
Hadde Statens vegvesen adgang til å avvise et tilbud som ikke var kommet fysisk frem til innleveringsstedet innen tilbudsfristens utløp, når klager hadde sendt tilbudet med post som ble forsinket, og subsidiært innlevert det per telefaks fire minutter før fristen?

Faktum

Statens vegvesen, Bergen distrikt, kunngjorde 4. mars 2003 i DOFFIN en åpen anbudskonkurranse om betongrehabiliteringsarbeider på Tofterøybru i Sund kommune. Tilbudsfristen var 24. april 2003 kl. 12.00, og innleveringsstedet var Statens vegvesens kontor i Leikanger. Konkurransegrunnlaget presiserte at tilbud var levert i tide dersom det var «kommet frem til innleveringsstedet» før fristens utløp, og at telefaks eller annen automatisk dokumentoverføring ikke ville bli akseptert. Nirab AS sendte tilbudet med Postens «Bedriftspakke Ekspress – over natten» den 23. april 2003. Da klager dagen etter ble oppmerksom på at forsendelsen var forsinket, sendte selskapet tilbudet per telefaks kl. 11.56 den 24. april 2003, vedlagt bekreftelse fra Posten Norge om at forsinkelsen skyldtes avvik hos Posten eller ved flyplassen i Trondheim. Statens vegvesen avviste tilbudet 25. april 2003. Postforsendelsen ankom innklagede 28. april 2003.

KOFAs vurdering

1. Klageinteresse og rettidig klage: Rettsregelen er at klager må ha «saklig klageinteresse», jf. forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser (kgl. res. 15.11.2002) § 6 (FOA 2001-regime). KOFA tolket dette slik at deltakelse i konkurransen er tilstrekkelig grunnlag for klageinteresse. Det avgjørende faktum er at Nirab AS hadde levert inn tilbud i konkurransen. Delkonklusjon: Klageinteresse forelå, og klagen ble ansett rettidig.

2. Avvisningsplikten ved forsinket tilbud: Rettsregelen er at tilbud skal være skriftlig og avgis i lukket og merket forsendelse, enten direkte eller per post, jf. FOA 2001 § 15-5. Tilbud som ikke er levert i samsvar med formkravene, eller som er levert for sent, skal avvises, jf. FOA 2001 § 8-10 (1). KOFA tolket disse bestemmelsene som absolutte: konkurransegrunnlagets krav om at tilbudet måtte være «kommet frem» før tilbudsfristens utløp, er en presisering av regelverkets krav, og «åpner ikke for rimelighetsbetraktninger». Det avgjørende faktum er at postforsendelsen først ankom innklagede 28. april 2003 – fire dager etter fristen. Delkonklusjon: Tilbudet var levert for sent, og avvisningsplikten etter FOA 2001 § 8-10 (1) var utløst.

3. Telefaksens rettslige stilling: Rettsregelen er at elektronisk innlevering – herunder telefaks – kun er tillatt dersom konkurransegrunnlaget «åpner for det», jf. FOA 2001 § 15-5 (2). KOFA tolket dette slik at en uttrykkelig utelukkelse av telefaks i konkurransegrunnlaget er bindende og ikke kan fravikes på grunnlag av omstendigheter utenfor oppdragsgivers kontroll. Det avgjørende faktum er at konkurransegrunnlaget eksplisitt slo fast at «telefaks eller annen form for automatisk dokumentoverføring aksepteres ikke som tilbud». At telefaksen ble sendt fire minutter før tilbudsfristens utløp, kunne etter KOFAs oppfatning «ikke få noen betydning for saken». Delkonklusjon: Telefaksen utgjorde ikke et gyldig tilbud.

4. Risikofordeling ved postforsinkelse: KOFA slo fast at «det er leverandørene selv som må svare for forsinkelser som følge av uforutsette omstendigheter». Selv om Posten Norge bekreftet at forsinkelsen skyldtes egne feil, endrer ikke dette risikofordelingen etter regelverket. Delkonklusjon: Klager bar risikoen for forsinket postgang, uavhengig av hvem som forårsaket forsinkelsen.

Konklusjon

Klagenemnda konkluderte med at Statens vegvesen ikke hadde brutt lov om offentlige anskaffelser med forskrifter ved å avvise tilbudet fra Nirab AS. Avvisningen var korrekt fordi postforsendelsen ikke var kommet frem til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp, og telefaks var uttrykkelig utelukket som innleveringsform i konkurransegrunnlaget.

Praktisk betydning

Avgjørelsen illustrerer at kravet om fysisk fremkomst av tilbud innen tilbudsfristen er absolutt etter FOA 2001-regimet, og at risikoen for postforsinkelser – uansett årsak – ligger hos leverandøren. Det er ikke tilstrekkelig å kunne dokumentere at forsinkelsen skyldes tredjemann, for eksempel postoperatøren. Avgjørelsen presiserer videre at adgangen til elektronisk innlevering, herunder telefaks, er betinget av at konkurransegrunnlaget positivt åpner for dette. En uttrykkelig utelukkelse er bindende for begge parter og kan ikke omgås ved å sende per telefaks rett før fristens utløp. Prinsippene om risikofordeling og formkrav ved tilbudsinnlevering har gjenklang også i nyere regelverk.

Hele KOFA-avgjørelsen

2003/81 Statens vegvesen

Innklaget: Statens vegvesen

Klager: Nirab AS

Avgjørelse: Ikke brudd på regelverket

Type sak: Rådgivende sak

Vedleoo .(. ay: 4. suxt.¿(Ø. ß IS l.:

Klagenemnda fot offentlige ans kaffels et Klagenemndas avgiørelse 5. mai 2003 i sak 2003/81 Klager: Nirab AS Pb. r27 7601 Levanger Innklaget: Statens vegvesen, Bergen distrikt Pb.3645

Klagenemndas medlemmer: Svein Dahl, Kai Krüger, Inger Roll-Matthiesen. Saken gielder: Avvisning av tilbud.

Bakgrunn

Statens vegvesen, Bergen distrikt (heretter kalt "innklagede") kunngjorde 4.3.2003 i Norsk Lysingsblads elektroniske database ("DOFFIN") anskaffelse av betongrehabiliteringsarbeider på Tofterøybru i Sund kommune. Anskaffelsen ble kunngjort som en åpen anbudskonkurranse, med senere revidert tilbudsfrist 24.4.2003 kl. 12. Det ble i kunngjøringen opplyst at tilbud skulle leveres til Statens vegvesens sitt kontor i Leikanger. Det ble i konkunansegrunnlaget opplyst at "Tilbud er levert i tide dersom det er kommet frem til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp. Tidligere regel om at det er dokumentert sendt

automatisk dokumentoverføring aksepteres ikke som tilbud". Nirab AS (heretter kalt "klager") leverte inn et tilbud med Postens "Bedriftspakke Ekspress over natten" den23.4.2003. Klager ble oppmerksom på at tilbudet ikke var kommet frem

Det ble vedlagt et brev fra Posten Norge datert 24.4.2003 om at: "Herved belcrefter vi at sending av anbud til gieldende mottager av kolli er forsinket/ikke kommet frem til mottager innen tidsfrist 24.04.2003. Feilen slEldes ikke avsender av pakken ,i følge fremsendingstid skulle dette kolliet være fremme i dag torsdag 24.094.2003. Feilen slcyldes enten awik/feil av Posten Norge AS eller handler ved flyplass i Trondheim ".

I brev fra innklagede datert 25.4.2003 fikk klager opplyst at tilbudet var avvist, da tilbudet som var sendt i posten ikke var kommet frem. Det er i ettertid opplyst at tilbudet ble mottatt av innklage de 28.4.2003 .

Anførsler

Klagers anførsler

Klager anfører at intensjonen med at tilbud skal være sendt i lukket konvolutt er at det ikke skal være mulig for andre leverandører å få innsyn i tilbudet før tilbudsfristens utløp. Tilbudet

andre leverandører å skaffe seg kunnskap om innholdet i tilbudet før tilbudsfristens utløp. Hensynet bak reglene er således ivaretatt. Klager har også anført at Posten Norge har opplyst at postgangen til Leikanger er svær sen, og at det må påregnes opp til to til tre virkedager før posten kommer frem. Klager anfører at dette burde vært opplyst av innklagede, og at innklagede ved å unnlate dette har medvirket til at tilbudet kom inn for sent. Innkl age de s anfør s I er : Innklagede bestrider å ha brutt regelverket for offentlige anskaffelser. Innklagede viser til at regelverket og konkurransegrunnlaget er absolutte, og ikke åpner for rimelighetsbetraktninger som anført av klager.

Klagenemndas vurdering

jf. Klager har deltatt i konkurransen, og har derfor saklig klageinteresse, forskrift fastsatt ved kgl. res. 15.11.2002 om klagenemnd for offentlige anskaffelser $ 6. Klagen er rettidig. Innklagede har tatt utgangspunkt i at anskaffelsen omfattes av forskrift fastsatt ved kgl. res. 15.6.2001 om offentlige anskaffelser del IlL Klagenemnda velger å legge dette til grunn. Det rettslige utgangspunktet er forskriften $ l5-5 om at tilbud skal være skriftlig og avgis i lukket og merket forsendelse, enten direkte eller pr. post. Dersom et tilbud ikke er levert i jf. samsvar med formkravene i bestemmelsen, eller er levert for sent, skal tilbudet avvises, forskriften $ 8-10 (1). Forskriften åpner for at tilbud kan oversendes med elektroniske middel, forutsatt at konkurransegrunnlaget åpner for det, jf. forskriften $ 15-5 (2). I dette tilfellet ble det

minutter før tilbudsfristens utløp kan etter klagenemndas oppfanting da ikke få noen betydning for saken. Vurderingen må knyttes til tilbudet som ble innlevert gjennom Posten, slik det var stilt krav om i konkurransegrunnlaget. Det er leverandørene selv som må svare for forsinkelser som følge av uforutsette omstendigheter. Når innklagedes konkurransegrunnlag presiserer at tilbudet skal være "kommet fr em" før tilbudsfristens utløp, må klager selv bære risikoen for forsinkelser i postgangen. Idet tilbudet først kom frem med Posten den28.4.2003 må tilbudet således anses levert for sent.

Konklusjon

Klagenemnda finner etter det anførte ikke at Statens vegvesen har brutt lov om offentlige anskaffelser med forskrifter, ved å awise tilbudet fra Nirab AS.

For klagenemnda, 6.5.2043

avvisning av tilbudtilbudsfristformkravpostforsinkelsetelefakselektronisk innleveringrisikofordelingkonkurransegrunnlagåpen anbudskonkurranseFOA 2001betongrehabiliteringsarbeider

Refererte rettskilder

Lignende saker

KOFA 2015/140
KOFA 2015/140: Avvisning for sent tilbud – Movar IKS
KOFA fant at Movar IKS ikke brøt regelverket da selskapet avviste NorRens AS sitt tilbud om levering og installasjon av slamsentrifuge....
KOFA 2004/276
KOFA 2004/276: Tildelingskriterier og endring av budsjettramme
Klagenemnda fant at Telemark fylkeskommune ikke hadde brutt regelverket for offentlige anskaffelser ved tildeling av kontrakt om...
KOFA 2006/160
KOFA 2006/160: Avvisning ved forbehold mot funksjonsansvar
KOFA fant i sak 2006/160 at Statens vegvesen Region sør hadde rett til å avvise et tilbud på drifts- og vedlikeholdsavtale for veibelysning....
KOFA 2006/36
KOFA 2006/36: Frist for utlevering av konkurransegrunnlag
KOFA behandlet under dissens om en ti dagers frist for å forespørre om utlevering av konkurransegrunnlag i en åpen anbudskonkurranse var...
KOFA 2004/99
KOFA 2004/99: Statsbygg – forkortelse av tilbudsfrist
Klagenemnda for offentlige anskaffelser fant i sak 2004/99 at Statsbygg Nord brøt kravet til likebehandling ved å forkorte tilbudsfristen i...
KOFA 2005/151
KOFA 2005/151: Avvisning – manglende merking og e-post
KOFA behandlet i 2005 spørsmålet om Forsvarsbygg hadde rett til å avvise Promitek AS sitt tilbud fordi konvolutten manglet påkrevd merking...
KOFA 2006/107
KOFA 2006/107: Avvisning ved manglende trasé i anbudstilbud
Bergen kommune avviste Gaia Reiser AS sitt tilbud i konkurranse om drift av servicelinjer fordi tilbudet ikke dekket alle eksisterende...
KOFA 2003/286
KOFA 2003/286: For kort tilbudsfrist – brudd på FOA 2001
Aker Universitetssykehus HF kunngjorde en åpen anbudskonkurranse for kjøp av e-læringsverktøy med en tilbudsfrist på bare 14 dager. KOFA...
Dette er et søkeverktøy for å finne og forstå KOFA-praksis. Sammendraget er AI-generert på grunnlag av KOFAs egen avgjørelsestekst (gjengitt i sin helhet over). Det erstatter ikke juridisk vurdering av konkrete saker.
Laster...