KOFA 2005/250: Avvisning – klagefrist utløpt (Tysvær)

2005/250 Tysvær kommune

Innklaget: Tysvær kommune

Klager: Svein Klungtveit AS Avgjørelse: Avvist - klagefristen er løpt ut Type sak: Rådgivende sak Klagenemnda for offentlige anskaffelser Svein Klungtveit AS Att. Erling Rognskog 4230 Sand Deres referanse Vår referanse Dato AVVISNING AV KLAGE PÅ OFFENTLIG ANSKAFFELSE Det vises til Deres klage på offentlig anskaffelse. Klagenemndas sekretariat har besluttet å avvise klagen da denne ikke er rettidig framsatt, jf forskrift om Klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6 (2). Sekretariatets avvisningsbeslutning kan påklages til klagenemndas leder innen tre dager etter at den ble gjort kjent for klager. Nedenfor gis en oppsummering av bakgrunnen for klagen og sekretariatets vurdering.

Bakgrunn

Ved kunngjøring i DOFFIN 21. juni 2004 inviterte Karmøy kommune til en åpen anbudskonkurranse vedrørende rammeavtale på ”Tømming av private og kommunale slamavskillere, samt høytrykksspyling og TV-inspeksjon”. I konkurransegrunnlaget, ”FORESPØRSEL nr 004/2004 om RAMMEAVTALE TØMMING AV PRIVATE OG KOMMUNALE SLAMAVSKILLERE, SAMT HØYTRYKKSPYLING OG TV- INSPEKSJON”, het det at oppdragsgiver var Karmøy kommune på vegne av Innkjøpssamarbeidet på Haugalandet, hvor Tysvær kommune (heretter kalt innklagede) var en av partene. Av konkurransegrunnlaget fremgikk følgende under ”TILBUDSREGLER”: ”Tilbudsforespørselen gjelder Innkjøpssamarbeidene ønsker å innhente tilbud på tømming av kommunale og private slamavskillere. Private tanker skal tømmes med en hyppighet på hver 2. år etter tømmelister som er utarbeidet av kommunene, mens de kommunale skal tømmes ved behov, etter lister utarbeidet av kommunene. Innsamling av kloakkslam som nødtømming/ekstratømming fra kommunale og private slamavskillere i hele kommunen. Antall nødtømminger/ekstratømminger er for Karmøy’s del ca. 320 pr. år i gjennomsnitt. […] Høytrykkspyling og TV-inspeksjon” Videre het det under ”Kontraktsperioden”: ”Kontrakten løper fra kontraktsinngåelse og opphører uten oppsigelse 31. desember 2007. Kontrakten skal ha en opsjon på ytterligere to år, dvs. til 31. desember 2009. Dersom kommunen(e) ønsker å benytte seg av denne opsjonen skal det varsles innen 30. juni 2007.” Følgende tildelingskriterier ble lagt til grunn: ”Kriterier for valg av tilbud Tilbydere som har levert inn korrekt tilbud, og som tilfredsstiller minimums- og kvalifiseringskravene, vil konkurrere på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Følgende kriterier vil bli lagt til grunn i vurderingen, og vil bli vektet som følger:  Pris for kommunen(e) i kontraktsperioden, 50 %  Beredskap og responstid ved utrykning utenom ordinær arbeidstid, 25 %  Kjøretøy/utstyr, herunder fleksibilitet i utstyrsparken, reservemateriell, verksted, lager etc. Service og serviceorganisasjon, herunder tilgjenglighet mht. kundeservice, kontakt med kommunen(e), responstid for retting av feil og avvik m.v., 15 %  Kompetanse, referanser, herunder kommunen(e)’s evt. egne erfaringer. Kompetanse og erfaring for nøkkelpersoner/prosjektleder, 10 % ” Innkjøpssamarbeidet valgte å tildele kontrakt til Svein Klungtveit AS (heretter kalt klager). Kontrakt ble inngått 29. oktober 2004. I ”SAMARBEIDSAVTALE 004/2004 TØMMING AV PRIVATE og KOMMUNALE SLAMAVSKILLERE samt HØYTRYKKSPYLING OG TV- INSPEKSJON” er innklagede ført opp som part i avtalen. I avtalen fremgikk det videre: ”Samarbeidsavtalen omfatter […] Kommunenes driftsenheter skal etterspørre Svein Klungtveit AS’ tjenester vedr. ekstratømming/nødtømminger samt høytrykkspyling og TV-inspeksjon. Kommunene kan imidlertid bestille hos annen leverandør dersom etterspurt tjeneste trenges hurtigere enn Svein Klungtveit AS kan levere; i slike tilfeller skal Svein Klungtveit AS underrettes.” Videre het det: ”Undertegning og godkjenning […] Deltakende kommuner i Innkjøpssamarbeidet på Haugalandet, navngitt spesielt på denne avtales 1. side, har rett til å slutte seg til denne avtalens rettigheter og plikter når deres eventuelle avtale på tilsvarende tjenester opphører; tilslutning gjøres i form av eget skriv fra hver kommune med kopi til Karmøy kommune.” Innklagede leverte ikke tilslutningskontrakt for denne rammeavtalen, da innklagede allerede hadde en kontrakt med Opedal Tankrenovasjon AS (heretter kalt valgte tilbyder), inngått 5. februar 2004, for de etterspurte tjenestene. Innklagede foretok likevel en vurdering av klagers tilbud, og kom til følgende konklusjon i innstilling på valg av leverandør datert 24. januar 2005 ”Eg viser til innleverte anbod på septik- og slamtømming for kommunane på Haugalandet. Ut frå dei oppsette kriteria for val av leverandør har me innstilt Opedal Tankrenovasjon til å få kontrakten i kontraktsperioden. Vår vurdering er at Opedal tilbyr ein meir omfattande service og kortare responstid. I praksis vil det venteleg gje meirarbeid på administrasjonen i ein overgangsfase, dersom me skal skifte leverandør. Dette arbeidet må i tilfelle leige inn personale for å få utført. […] Vurdering ift pris Oppgåver med septik og slam er definert som eitt område. Det andre området i grunnlaget er kjøp av andre tjenester som spyling og TV inspeksjon. Utrekning av vårt forbruksmønster viser at Klungtveit har litt lågare pris. Prisfordelen til Klungtveit er likevel, etter vårt skjønn, ikkje så stor at den forsvarer ulempen med å skifte leverandør nå. Beredskap og responstid Opedal har forplikta seg til responstid på to timar. Klungtveit har forplikta seg til 10 timar. Tida er svært kritisk for oss, under driftsforstyrringar på avlaupsområdet. Service I tilbodet frå Opedal ligg inne m.a. utsending av tømelappar, ajourhald av ruter og oppfølging av tømefrekvens. På denne måten sparer kommunen mykje tid med administrasjon av aktiviteten. Kompetanse, referanser, kommunens erfaringer Opedal sine mannskap kjenner bygdene, dei veit kor septiktankane er, og dei veit kva vegar og bruer toler. Det vil medføre tidforbruk frå kommunen si side å skifte leverandør på dette feltet. Me innstiller difor på å gå inn på ny kontrakt med Opedal Tankrenovasjon.” Klager klaget på innstillingen 14. april 2005: ”Tilbudet vårt var basert på at Tysvær skulle være en del av denne avtalen. Det går klart frem av samarbeidsavtale 004/2004 med innkjøpssamarbeidet på Haugaland at Tysvær kommune skal være en del av denne avtalen. Pris skal vektlegges 50 % i den totale vurderingen og da vi har den laveste prisen mener vi at dette bør vektlegges.” I brev av 21. juli 2005 svarte innklagede slik: ”Vi opprettholder vårt valg av Opedal Tankrenovasjon til å utføre septiktømming, slamtømming, spyling, TV-kontroll etc. Vår vurdering er gjort skjønnsmessig med bakgrunn i tilbudsgrunnlaget og de innkomne tilbud. Bakgrunn og argumentasjon for dette er gitt i brev fra oss datert den 24. januar 05.” Sekretariatets vurdering: Klager deltok i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Sekretariatet gjengir ikke klagers og innklagedes anførsler da disse ikke har betydning for sekretariatets vurdering. Etter forskriftens § 6 (2) må klage fremsettes ”senest seks måneder etter at kontrakt ble inngått av oppdragsgiver”. Det fremgår av sakens dokumenter at innklagede inngikk kontrakt med valgte tilbyder 5. februar 2004, og at denne skulle gjelde til og med år 2007. Innklagede valgte å videreføre denne kontrakten etter å ha vurdert tilbudene inngitt i den angjeldende anbudskonkurransen. Samarbeidsavtale 004/2004 ble inngått mellom klager og Innkjøpssamarbeidet på Haugalandet 29. oktober 2004. Klager innga klage på offentlig anskaffelse 13. september 2005. Klagen er uansett inngitt mer enn seks måneder etter kontraktsinngåelse. Klagen avvises. Med vennlig hilsen Ann Mari Bjørlo Førstekonsulent Kopi: Innklagede