terskelverdier

Greitt å beregne terskelverdier, men ikke alltid …..

2016_10_faglig Å beregne terskelverdien i vanlige anskaffelser byr sjelden på de altfor store utfordringer, men: I noen tilfeller er det f.eks. spørsmål om terskelverdi ved løpende kontrakter, i andre kontrakter som inngås regelmessig osv. Om disse og liknende finner du kunnskap nedenfor.
les mer...

Løpende kontrakter: Historikk eller anslag gir terskelverdi

31_2015_faglig Forskriften gir regler for hvordan man beregner terskelverdien for så vel tidsbegrensede som tidsubegrensede tjenestekontrakter. Det samme gjelder for vare– og tjenetekontrakter for inngås regelmessig. I prinsippet gjelder det enten bruk av historiske data eller mest mulig forsvarlige anslag. Ved inngåelse av rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger må oppdragsgiveren gjøre et forsvarlig anslag for den høyeste verdien av alle forventede kontrakter i hele avtaleperiodens eller ordningens varighet.

I denne spalten tar vi for oss ulike problemstillinger knyttet til gjennomføring av offentlige anskaffelser. Tidligere Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementets (FADs) oppdaterte veiledning ligger til grunn (desember 2013). En stor del av oppdateringen består i at det er innarbeidet ny praksis for EU-domstolen og Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA). Vi tar denne gangen for oss
løpende kontrakter. Veiledningen kan studeres/lastes ned
her.

https://www.regjeringen.no/globalassets/upload/fad/vedlegg/konkurransepolitikk/anskaffelsesveilderer_2013.pdf

Tjenestekontrakter

For løpende tjenestekontrakter uten fastsatt samlet pris er det i forskriften fastsatt noen regler for hvordan terskelverdiene skal beregnes. Er det fastsatt en samlet pris, legges denne til grunn ved beregningen. Dette kan for eksempel være tilfelle ved løpende advokatbistand, men hvor oppdragsgiveren har satt en øvre økonomisk ramme for bistanden.

For tjenestekontrakter som er tidsbegrenset, og som har en varighet på 48 måneder eller mindre, skal beregningsgrunnlaget ta utgangspunkt i det anslåtte beløpet for hele kontraktens varighet. Om avtalen inneholder en tidsbegrensning beror på en tolkning av den konkrete kontrakten.

Eksempel

En kommune inngår en vedlikeholdsavtale om kopimaskiner for 3 år. Prisen er fastsatt til en fast sum per gang det er behov for vedlikehold. Oppdragsgiveren må da på forsvarlig grunnlag, og ut fra hvor ofte det sannsynligvis vil være behov for vedlikehold, anslå et samlet beløp for hele 3 års-perioden. Hvis avtalen ikke er begrenset i tid eller avtalen gjelder for mer enn 48 måneder, hvor det ikke er fastsatt en samlet pris, er det i forskriften fastsatt at man skal beregne terskelverdiene ut fra en månedlig rate multiplisert med 48. Dette kan for eksempel være tilfelle hvor avtalen i utgangspunktet har en varighet på 2 år, men det fremgår at avtalen kan «forlenges etter nærmere avtale mellom partene”, uten at det er satt noen totalramme for avtalelengden. I dette tilfelle vil oppdragsgiver måtte ta utgangspunkt i en månedlig rate og multiplisere dette med 48. Avtaler med ubegrenset avtaleperiode vil kunne være i strid med kravet til konkurranse.

Vare og tjenestekontrakter som inngås regelmessig

Ved kjøp av varer og tjenester som oppdragsgiver gjør regelmessig, stiller forskriften
krav om at man tar hensyn til andre lignende regelmessige anskaffelser når
terskelverdiene beregnes. I motsatt tilfelle ville oppdragsgiveren kunne omgå regelverkets krav til konkurranse ved stadig å peke på at anskaffelsene er for små i forhold til terskelverdiene.

Typiske kontrakter som inngås regelmessig vil være driftsrelaterte anskaffelser, for eksempel av rekvisita.

Terskelverdien kan i disse tilfellene beregnes på to måter:

• enten på grunnlag av den samlede faktiske verdien av påfølgende kontrakter av samme type tildelt i løpet av de siste 12 måneder, eventuelt siste regnskapsår, om mulig justert for endringer som kan forekomme i fremtidige leveranser, eller

• den samlede anslåtte verdi av de påfølgende kontrakter som tildeles i løpet av 12 måneder fra den første leveransen.

Forskjellen på disse to metodene er at første alternativ legger historiske opplysninger til grunn, mens andre alternativ baseres på et anslag av forventet kontraktsverdi. Oppdragsgiveren må vurdere hvilke av disse metodene som passer best ut fra de faktiske forhold ved anskaffelsen, så lenge dette ikke gjøres for å omgå regelverket.

Hvis det skal inngås en rammeavtale for disse anskaffelsene, er det fastsatt egne bestemmelser om beregning av terskelverdiene for rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger.

Anskaffelser av «samme type»

Forutsetning for at kontraktene skal anses for én anskaffelse, er at de er av «samme type». I utrykket «kontrakter av samme type» ligger, etter Groesmeyer/Steinickes oppfatning, både at kontraktsgjenstandene helt eller delvis skal ligne på hverandre, slik at de tar sikte på å oppfylle de samme behov, og at kontraktenes grunnkarakteristika og vilkår ikke må avvike så mye fra hverandre at de ikke kan anses som lignende kontrakter.

For øvrig mener forfatterne det kan argumenteres for at det etter denne bestemmelsen kreves en noe tettere sammenheng mellom kontraktene enn det som ligger i bestemmelsen i direktivet om «ensartede varer».

Følgende KOFA–saker kan gi en viss veiledning (2011/112, 2011/119, 2011/207):

I sakene tok KOFA stilling til hvorvidt kontrakter om juridisk bistand er å anse som «kontrakter av samme type». Når det gjelder kontrakter innenfor samme type rettsområde, uttalte nemnda at disse som et utgangspunkt vil kunne anses som «samme type». I alle sakene gjaldt den juridiske bistanden en rekke til dels svært ulike rettsområder som i tillegg ble levert av over ti forskjellige leverandører. På bakgrunn av dette kom KOFA til at den ikke hadde tilstrekkelige holdepunkter for å fastslå at alle kontraktene som var inngått var av «samme type».

Rammeavtale og dynamisk innkjøpsordning

Rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger er ordninger hvor oppdragsgiveren inngår en avtale (uten av alle vilkårene for de endelige kontraktene trenger å være
regulert) med en eller flere leverandører for en bestemt periode, eller lar leverandører
bli tatt opp i en innkjøpsordning for en bestemt periode.

Felles for både rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger er at oppdragsgiveren
bruker ordningen som grunnlag for å inngå konkrete kontrakter i løpet av ordningens
varighet. Som hovedregel skal varigheten for disse ordningene ikke overstige 4 år. Ved inngåelse av rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger må oppdragsgiveren foreta et forsvarlig anslag og legge til grunn den høyeste verdien av alle forventede kontrakter i hele avtaleperiodens eller ordningens varighet.

Det er ikke avgjørende om avtalen er forpliktende i den forstand at oppdragsgiveren har en plikt til å foreta alle de relevante innkjøpene gjennom ordningen eller rammeavtalen.

Eksempel:

Et sykehus inngår en rammeavtale om medisinsk utstyr for tre år, med opsjon for ytterligere ett år. Her må oppdragsgiveren anslå verdien av alle forventede
kontrakter innen en fire års periode ved beregning av terskelverdiene. Dersom
dette er anskaffelser tidligere som har vært foretatt regelmessig, vil
man kunne bruke historiske opplysninger som grunnlag. I slike tilfeller må man eventuelt korrigere for mulige endringer i økt/redusert behov for utstyret i løpet av avtaleperioden.



les mer...

200 000 kroners skille mellom kunngjøringsplikt eller ei

19_2015_if_tranoy Valg av beregningsmåte for verdien av en leasingsavtale ble avgjørende i en anskaffelse som ikke var kunngjort. Det skilte om lag 200 000 kroner mellom oppdragsgiverens anslag og KOFAs. Men etter oppdragsgiverens regnestykke forelå ikke kunngjøringsplikt – det gjorde det imidlertid slik klagenemnda regnet verdien. Dermed var utfallet av klagesaken klart: Den inngåtte leasingavtalen var en ulovlig direkte anskaffelse.

KOFA–sak 2015/1 gjaldt Tranøy kommune og en forespørsel kommunen i 2013 sendte til seks leverandører om levering av traktor med utstyr som skulle være gjenstand for en leasingavtale. Det kom inn ett tilbud med totalpris 480 000 kroner.

Kommunen valgte å legge dette til budet til side på grunn av "budsjettsituasjonen". I stedet ble det inngått en leasingavtale med Sparebanken Finans Nord-Norge AS. I følge denne avtalen skulle finansieringsselskapet eie traktoren. Klageren mente at det dermed ble gjort en ulovlig direkteanskaffelse, fordi anskaffelsen ikke ble kunngjort.

Spesialbestemmelse for leasing

Klagenemnda poengterer at leasing er en finansieringsform som kan ses på som en mellomting mellom leie og lånefinansiering. I relasjon til forskrift om offentlige anskaffelser kategoriseres avtaler om leasing av biler som varekontrakter. Det er i utgangspunktet plikt til å kunngjøre anskaffelser med en anslått verdi på over 500 000 kroner eks, mva. I forskriften er det gitt en spesialbestemmelse for leasingskontrakter:

"Ved beregningen av den anslåtte verdien av kontrakter om leasing eller leie, med eller uten forkjøpsrett for varer, er grunnlaget for beregning:
a. den samlede verdi for tidsbegrensede kontrakter med varighet 12 måneder eller kortere, eller, for tidsbegrensede kontrakter med varighet over 12 måneder, kontraktens samlede verdi inkludert anslått restverdi,
b. den månedlige verdi multiplisert med 48 for tidsubegrensede kontrakter eller hvor løpetiden ikke kan fastsettes nærmere."

Uenige om regnestykke

Kommunen hevdet at anskaffelsens endelige verdi ikke er kjent, fordi leasingavtalen kan forlenges ut over perioden som avtalen er tegnet for. Verdien er da 421 969,92 kroner etter beregningsmodellen i bokstav b, m.a.o. under verdien for kunngjøringsplikt.

KOFA var imidlertid av en annen oppfatning. Det dreier seg ikke om en leasingavtalen "hvor løpetiden ikke kan fastsettes nærmere", konstaterer klagenemnda. Kontrakten må regnes som en tidsbegrenset kontrakt med varighet over 12 måneder, og da er det bokstav a i spesialbestemmelsen som skal gjelde.


Minimumsperioden i avtalen var nemlig 60 terminer. Dessuten opererte avtalen med en garantert restverdi, og dermed har ikke leasingtaker rett til å fortsette leieforholdet med redusert leie etter utløpet av minimumsperioden. Da blir regnestykket slik: Månedlig leiebeløp multiplisert med 60 terminer pluss restverdi på 100 000 kroner er
627 462,40 kroner.

Anskaffelsen skulle dermed vært kunngjort, og kommunen har heller ikke sannsynliggjort at beregningen av anskaffelsens anslåtte verdi er basert på en "forsvarlig vurdering av markedet". Det er likeledes opp til oppdragsgiveren å godtgjøre at det dreier seg om unntak. Unntaksbestemmelser skal uansett tolkes strengt, og nemnda kunne ikke se at det i dette tilfellet foreligger forhold som berettiger unntak fra kunngjøringsplikten.

les mer...

Plikt til å gjøre en forsvarlig verdivurdering av anskaffelsen

2015_8_faglighjorne Beregningen av anskaffelsens verdi skal være forsvarlig. Det er en plikt oppdragsgiveren har etter regelverket. Oppdragsgiveren må gjøre, heter det, et kommersielt anslag over hva den mener anskaffelsen vil være verdt. Om tilbudene i etterkant likevel viser seg å ligge over terskelverdiene, vil han ikke kunne klandres hvis skjønnet må karakteriseres som forsvarlig. Dersom tilbudene ligger høyt over anslagene som er foretatt, kan det imidlertid være grunn til å spørre seg om anslaget har vært forsvarlig.
les mer...

Godt over grensen for kunngjøringsplikt, men ikke ulovlig direktekjøp

Uke 02-14 KOFA-Elverum-direktekjop-forside Det var fakturert for nærmere 200 000 kroner over den kunngjøringspliktige grenseverdien. Forholdet mellom oppdragsgiver og leverandør var å betrakte som en kontrakt etter reglene, og kontrakten var ikke kunngjort. Men ulovlig direkteanskaffelse og overtredelsesgebyr? Nei, svarte KOFA, som fant at oppdragsgiverens vurdering av anskaffelsens verdi var tilstrekkelig forsvarlig. Isolert sett er det ikke avgjørende om anskaffelsens verdi er over terskelverdien i relasjon til kunngjøringsplikten.les mer...

Nye terskelverdier

EØS-terskelverdiene er justert.les mer...