Elektronisk avslutning på konkurransen

Reglene om elektronisk auksjon er nye og er en gjennomføring av direktivbestemmelser. Siden reglene er nye og det er få andre rettskilder om elektronisk auksjon, er det vanskelig å si noe sikkert om hvordan bestemmelsene skal tolkes. Kravene til hvordan auksjonen skal gjennomføres, gir også føringer for hvilke tekniske løsninger oppdragsgiver kan bruke til elektronisk auksjon.
Når kan elektronisk auksjon benyttes
Elektronisk auksjon kan benyttes ved åpne og begrensede anbudskonkurranser, og i konkurranse med forhandling. Forhandlingsforbudet som gjelder ved gjennomføring av anbudskonkurranser, er ikke til hinder for at man kan gjennomføre elektronisk auksjon. I konkurranse med forhandlinger over terskelverdiene kan elektroniske auksjoner bare brukes etter forutgående kunngjøring. Elektronisk auksjon kan også brukes ved gjenåpning av konkurransen i rammeavtaler med flere leverandører og i dynamiske innkjøpsordninger.
For at elektronisk auksjon skal kunne benyttes, må kontraktsspesifikasjonene kunne fastsettes nøyaktig. Gjennomføring av auksjon forutsetter at elementene som er gjenstand for auksjon kan kvantifiseres (tallfestes), og at man i auksjonsprosessen automatisk kan rangere tilbudene. Oppdragsgiveren skal ikke foreta vurderinger av tilbudene i løpet av auksjonen. Dette innebærer at enkelte typer ytelser ikke kan være gjenstand for auksjon. Typiske eksempler hvor dette kan være tilfelle, er designtjenester og bygge- og anleggstjenester som involverer intellektuell innsats. Det er imidlertid ikke alltid i strid med forskriften å gjennomføre auksjon for disse tjenestene. Det må gjøres en konkret vurdering av den enkelte anskaffelse for å vurdere om elektronisk auksjon kan brukes.
Kravet til nøyaktige kontraktspesifikasjoner og automatisk rangering av tilbudene kan gjøre det vanskelig å bruke elektroniske auksjoner i forbindelse med konkurranse med forhandling. Bakgrunnen for at man bruker konkurranse med forhandling er ofte at man ønsker å diskutere ulike løsninger med leverandørene. En mulig løsning er å bruke forhandlingene til å gjøre tilbudene sammenlignbare og at andre kriterier enn pris evalueres ferdig. Etter dette kan oppdragsgiver eventuelt avslutte konkurransen med elektronisk auksjon hvor prisen fastsettes.
Elektronisk auksjon kan brukes både hvor pris alene er tildelingskriterium, og hvor oppdragsgiver tildeler kontrakt til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. På grunn av kravet til nøyaktige kontraktspesifikasjoner og at tilbudene skal kunne rangeres automatisk ved gjennomføring av auksjonen, vil antagelig elektronisk auksjon bli mest brukt i forbindelse med priskonkurranse.
Informasjon til leverandørene
For å sikre forutberegelighet og gjennomsiktighet for leverandørene er det viktig at det gis grundig informasjon til leverandørene om bruk av elektronisk auksjon. Oppdragsgivere som ønsker å bruke elektronisk auksjon, må opplyse om dette i kunngjøringen.
I følge et notat fra Kommisjonen må auksjonen gjennomføres hvis oppdragsgiveren har kunngjort at elektronisk auksjon vil bli brukt. Det er usikkert om dette gjelder for alle typer anskaffelser, som for eksempel gjenåpning av konkurransen i rammeavtaler, eller om det bare gjelder ved ordinære kontraktstildelinger. Gode grunner taler for at det er tilstrekkelig at oppdragsgiveren informerer ved inngåelsen av rammeavtalen eller den dynamiske innkjøpsordningen om at elektroniske auksjoner kan bli brukt og at konkurransen skal gjenåpnes, men at man ikke forplikter seg til å bruke elektroniske auksjoner ved alle kontraktstildelinger i avtaleperioden. Ved en slik varsling sikres gjennomsiktighet og forutsigbarhet, samtidig som man ivaretar fleksibiliteten som ofte vil være nødvendig å ha i rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger. Departementet understreker imidlertid at det er usikkert hvordan en domstol vil tolke kravet til informasjon i kunngjøringen.
Konkurransegrunnlaget må inneholde utfyllende informasjon om gjennomføring av auksjonen:
• Hvilke elementer som er gjenstand for auksjonen.
• Eventuelle begrensinger på verdiene som kan fremlegges på bakgrunn av spesifikasjonene for ytelsen. • Hvilke opplysninger som vil bli stilt til rådighet for tilbyderne under auksjonen, og tidspunktet opplysningene stilles til rådighet. • Relevante opplysninger om den elektroniske auksjonsprosessen. • Vilkår for leverandørenes budgivning. Dette er særlig aktuelt hvis det kreves minimumsendringer i budene. • Relevante opplysninger om det elektroniske utstyret som brukes, hvordan dette virker og tekniske spesifikasjoner for tilkoblingen. Kommunikasjonsmidlene som brukes må være allment tilgjengelige. Systemene som brukes bør, i så stor grad som mulig, være kompatible med systemer som leverandørene allment benytter.
Foreløpig evaluering av tilbudene
Før auksjonen kan starte, må oppdragsgiveren foreta en første fullstendig evaluering av tilbudene. Alle vurderinger oppdragsgiveren må gjøre i forbindelse med evalueringen av tilbudet, skal gjøres i forkant av auksjonen, slik at oppdragsgiveren kan tildele kontrakten på bakgrunn av resultatet av auksjonen. Tilbudene evalueres i samsvar med tildelingskriteriene og vektingen, slik de er fastsatt i kunngjøringen og konkurransegrunnlaget. Hvis kontrakt skal tildeles det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, må kriteriene vektes. Dette gjelder også for gjennomføring av elektroniske auksjoner etter forskriftens del II.
Invitasjon til å delta i auksjonen
Alle leverandører som har levert gyldige tilbud, skal inviteres elektronisk og samtidig til å delta i auksjonen. Invitasjonen til å delta i auksjonen kan sendes på e-post. Tilbyderen må da kvittere for mottak av invitasjonen og sporbarheten må sikres. Dette er viktig for å sikre at invitasjonen har kommet frem til leverandøren. Det er ikke tilstrekkelig å legge invitasjonen ut på Internett.
Invitasjonen skal inneholde:
• Relevante opplysninger for tilkobling til den benyttede løsningen.
• Presis dato og klokkeslett for når auksjonen starter. Oppdragsgiveren kan ikke sette et tidspunkt som er tidligere enn to virkedager fra invitasjonen ble sendt til tilbyderne. • Hvordan og når auksjonen avsluttes. • En tidsplan for hver fase (hvis aktuelt) i auksjonen. • Hvis kontrakt skal tildeles det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, skal resultatet av den første fullstendige evalueringen for det aktuelle tilbudet oppgis. • Informasjon om den matematiske formelen som skal anvendes for å automatisk fastslå ny rangering mellom tilbudene på grunnlag av nye priser eller andre verdier. Hvis det åpnes for alternative tilbud må det utarbeides en formel for hvert alternativ. Oppstart av auksjonen
Auksjonen starter på tidspunktet som fremgår av innbydelsen. Tilbydernes identitet skal være anonym ved gjennomføring av auksjonen. Auksjonen gjennomføres etter den modellen oppdragsgiveren har skissert i konkurransegrunnlaget og invitasjonen til å delta i auksjonen. Dette kan for eksempel være gjennom et gitt antall budrunder eller innenfor et gitt tidsrom. Oppdragsgiveren skal i hver fase av auksjonen umiddelbart gi alle tilbydere informasjon slik at de kan fastslå sine respektive rangeringer. Annen informasjon om fremlagte priser eller andre verdier kan også gis dersom dette er angitt i konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiveren kan også når som helst opplyse om antall deltagere i den aktuelle fasen av auksjonen.
Dersom det viser seg at den tekniske løsningen for auksjonen ikke er i stand til å håndtere det antall tilbydere som er invitert til å delta, må auksjonen utsettes og deltakerne informeres. Hvis det oppstår systemfeil må oppdragsgiveren også vurdere om hele eller deler av auksjonen skal utsettes. Oppdragsgiveren må sikre likebehandling av tilbyderne ved endringer av konkurransen som følge av tekniske problemer.
Avslutning av auksjonen
Oppdragsgiveren kan avslutte auksjonen på en eller flere følgende måter:
• På den dato og det klokkeslett som fremgår av innbydelsen til å delta i auksjonen,
når oppdragsgiver ikke mottar nye priser eller verdier som tilfredsstiller eventuelle krav til minstedifferanser som er stilt. I dette tilfelle må oppdragsgiveren i innbydelsen oppgi fristen for mottak av siste innleverte bud til lukking av auksjonen, eller • … når antallet auksjonsfaser som er fastsatt i innbydelsen til auksjonen, er gjennomført. Innbydelsen til auksjonen skal inneholde en tidsplan for hver fase.
Tildeling av kontrakt
Etter avslutningen av auksjonen tildeler oppdragsgiveren kontrakten i samsvar med de kriterier som er fastsatt for tildeling av kontrakt, på grunnlag av resultatene i auksjonen. Dette er imidlertid ikke til hinder for at oppdragsgiveren kan avvise unormalt